Mietsonderverwaltung Es gibt viele Wohnungseigentümer, die nicht selbst die Verwaltung übernehmen können oder wollen. Alle administrativen, rechtlichen, aber auch sämtliche technischen Aufgaben eines Miethauses können von einer Mietsonderverwaltung geregelt werden. Was jedoch explizit zur Mietsonderverwaltung gehört, ist gesetzlich gar nicht im Einzelnen definiert. Anders sieht es mit einer WEG-Verwaltung aus. All das, was ein WEG-Verwalter zu tun hat, regelt das Wohnungseigentumsgesetz. Zu den Aufgaben jedoch, die eine Mietsonderverwaltung täglich zu erledigen hat, gibt es keine so konkrete Vorgabe. Ein Vertrag mit einer Mietverwaltung kann zudem ganz unterschiedliche Leistungen beinhalten, die dann im jeweiligen Vertrag geregelt sind. Dies ist den meisten Mietern oder Eigentümern zunächst gar nicht so klar. Auch die Art der Nutzung (reine Wohnanlage, Häuser mit Mischnutzung, Büro- und Praxisräume, Gewerbe- und Ladenflächen) spielt eine Rolle. Kaufmännisch-administrative Betreuung: Abrechnungen erstellen die Zahlungseingänge überwachen die Kosten für interne wie externe Dienstleister berechnen und begleichen die Annahme und Verwaltung der Mietzahlungen, aber auch die der weiteren Zahlungen die in einer Verwaltung anfallen, zählen dazu. Die Überwachung von Zahlungseingängen und Zahlungsausgängen ist dabei zu nennen Überwachung von Betriebskostennachzahlungen Sollte ein Mieter seiner Zahlungsverpflichtung nicht nachkommen, wird das Mahnwesen ebenfalls den Aufgaben der Mietverwaltung zugerechnet, inklusive das Starten eines Mahnverfahrens oder die Abwicklung mit einem entsprechenden Rechtsanwalt. Die gesamten kaufmännischen Prozesse eines Mietshauses sind Teil der Aufgaben: Ob Mieterhöhung oder Anpassung und Erstellung der Betriebskostenvoraus- und Betriebskostennachzahlung Begleichen von Rechnungen und Einrichtung von Daueraufträgen für öffentliche Stellen wie Abwasserreinigung, Müllentsorgung usw. sowie für sämtliche Versicherungen Entgegennahme, Verwaltung und Auszahlung von Mietkautionszahlungen Bonitätsprüfung von Mietinteressenten Erstellung von rechtssicheren Mietverträgen und Abschluss von Mietverträgen Abwicklung von Mietminderungen und Mieterhöhungen Erstellung von Zwischenabrechnungen bei Mieterwechsel Bei Wohnungswechsel: Abnahme der Mietwohnung inklusive Protokollierung Abwicklung von Sanierungs-, Wartungs- und Reparaturarbeiten inkl. Vorstellung von Angeboten für die Eigentümer Auswahl und Beauftragung von weiteren externen Dienstleistern wie z.B. Hausmeister, Facility Management und Gärtner oder Winterdienst Überprüfung von bestehenden Verträgen (Deckungssummen von Versicherungen) und Identifizierung von Einsparpotenzial Bauliche und technische Betreuung durch die Mietverwaltung Besonders in älteren Gebäuden oder in solchen mit aufwändiger technischer Ausstattung ist viel zu tun. Dementsprechend kommen dann auch mehr Aufgaben auf die Mietverwaltung zu. Die technischen Aufgaben, die für eine Mietverwaltung anfallen, sind nicht zu vernachlässigen. Gerade aufwändig ausgestattete Häuser sind manchmal anfällig. Ganz gleich, ob es sich um eine große Anlage handelt oder um ein Haus mit wenigen Wohnungen: Zu tun gibt es für eine Mietverwaltung immer viel. Ob es nun Mieter sind, die einen Mangel wie etwa ein tropfendes Rohr im Keller melden oder größere Instandhaltungsmaßnahmen, die anstehen, irgendetwas ist immer. Dazu gehört die Schadensabwicklung etwa mit einer Gebäudeversicherung ebenso wie die Einleitung von Notmaßnahmen. Letztere muss die Mietverwaltung natürlich in Eigenregie und zeitnah beschließen, größere Instandsetzungsmaßnahmen, die ein Gebäude betreffen, müssen von den Eigentümern begutachtet und dann in Auftrag gegeben werden. Dazu sollten mehrere Angebote vorliegen. Die Überwachung und Abnahme der Maßnahmen obliegt ebenfalls der Miethausverwaltung. Regelmäßige Hausbegehungen zur Feststellung eventueller Mängel und zur Bestandsaufnahme inklusive Erstellung eines Zustandsberichts fallen natürlich auch in den Zuständigkeitsbereich der Mietverwaltung. Größere Gebäude mit vernetzter Technik, einem Aufzug und einem Schwimmbad machen oft einen Hausmeister oder auch ein Facility Management unabdingbar. Sämtliche Dienstleister, die sich auch um die Reinigung, den Winterdienst kümmern sowie der Schornsteinfeger, sind von der Mietverwaltung zu steuern – schlichtweg alles, was den ordnungsgemäßen und möglichst störungsfreien Betrieb der Anlage beinhaltet. Einher geht die technische Betreuung, für welche die Mietverwaltung verantwortlich ist, dann stets immer auch mit der kaufmännischen Bearbeitung dieser Angelegenheiten. Eng verknüpft damit ist ebenso der nächste Punkt, die rechtliche Betreuung eines Objektes. Brandvorschriften, technische Verordnungen, Energierecht oder Dämmvorschriften – ganz ohne juristische Kenntnisse lässt sich eine Liegenschaft nicht verwalten. Die Mietverwaltung regelt auch rechtliche Dinge Und auch hier ist das Aufgabenspektrum, welches die Mietverwaltung in rechtlicher Hinsicht abarbeiten muss, fängt schon bei der Ermittlung der passenden Mieterhöhung an, reicht über die Abwicklung von Gewährleistungen beispielsweise mit Handwerkern, umfasst ebenfalls auch das Mahnwesen. An dem Kontakt mit Behörden kommt eine Mietverwaltung natürlich auch nicht vorbei. Beispielhafte juristische Aspekte, welche die Aufgaben der Mietverwaltung betreffen: Korrespondenz mit Behörden und öffentlichen Stellen Sicherstellung der Brandschutzordnung Erstellen von rechtssicheren Mietverträgen, Abwicklung von Ein- und Auszügen Im Falle einer Übertragung von Eigentümer: Vertretung in Rechtsangelegenheiten Wahrnehmung von Gerichtsterminen Durchsetzen der Hausordnung und Beschwerdewesen z.B. bei Ruhestörung Vertragswesen für interne und externe Dienstleister und Mitarbeiter wie etwa Hausmeister Einhaltung aller Fristen, etwa im Mahnwesen, bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung oder bei der Abwicklung von Mieterwechseln und Kautionsrückgaben Kosten für die Mietverwaltung Die Mietverwaltung und die Kosten – für Vermieter immer ein großes Thema. Für eine Mietverwaltung können ganz unterschiedliche Kosten anfallen, einerseits können diese als Prozentsatz von der Kaltmiete berechnet werden oder aber als Kosten pro Einheit und Monat. Es gibt zwei Möglichkeiten, wie diese berechnet werden. Einerseits können die Kosten für die Miethausverwaltung pro Einheit und Monat berechnet werden. Die Preise schwanken dann etwa zwischen einem monatlichen Beitrag für die Mietverwaltung, der etwa bei 20 Euro netto startet und bis zu 28 Euro betragen kann. Mietverwalter, die ihre Kosten deutlich unter 20 Euro ansetzen, gibt es natürlich auch. Dort sollte man Vorsicht walten lassen – entweder gibt es in den Verträgen dann Extrakosten für Kleinigkeiten, die prinzipiell Teil des Leistungspaketes sein müssen, oder aber man kann wirklich keine gute Leistung erwarten. Ebenso wie bei WEG-Verwaltungen gehen Anbieter teilweise mit Preisen von 14 Euro netto an den Markt, was angesichts der vielen Aufgaben, die eine Mietverwaltung wahrnehmen muss, zu niedrig angesetzt ist. Eine andere Möglichkeit besteht darin, dass Mietverwaltungen einen Prozentsatz für Ihre Aufgaben ansetzen. In den überwiegenden Fällen sind dies Prozentsätze von der Kaltmiete. Üblich sind Kosten von fünf bis sechs Prozent. Auch hier gilt wieder, dass viele Eigentümer oft nur nach dem günstigsten Angebot schauen. Lieber nicht! Wenn Sie von Ihrer Mietverwaltung Engagement, Zuverlässigkeit und Kompetenz erwarten sind Sie bei uns gut aufgehoben. Wir garantieren eine unkomplizierte und kundenorientierte Abwicklung und sorgen für schnelle und professionelle Betreuung und Beratung. Melden Sie sich bei uns für einen Beratungstermin.
